Vagas

Secretária Executiva

BM CONSULTORIA EMPRESARIAL

Descrição da vaga:

Assessorar a direção:

Administrar agenda pessoal da diretora; despachar com a direção; colher assinatura; priorizar, marcar e cancelar compromissos; definir ligações telefônicas; administrar pendências; definir encaminhamento de documentos; assistir, se necessário, a direção em reuniões para elaboração de atas/secretariar as reuniões.

• Atender pessoas:

Recepcionar pessoas; fornecer informações; atender pedidos, solicitações e chamadas telefônicas; filtrar ligações; anotar e transmitir recados; orientar e encaminhar pessoas; prestar atendimento especial a autoridades e usuários diferenciados.

• Gerenciar informações:
Ler documentos; levantar informações; consultar outros departamentos; criar e manter atualizado banco de dados; cobrar ações, respostas, relatórios; controlar cronogramas, prazos; direcionar informações; acompanhar processos; reproduzir documentos; confeccionar clippings. Será responsável pela administração e gerenciamento financeiro do escritório oferecendo soluções e dados para a direção.

• Elaborar documentos:
Redigir ofícios, memorando, cartas; convocações, atas; pesquisar bibliografia; elaborar relatórios; digitar e formatar documentos; elaborar convites e convocações, planilhas e gráficos; preparar apresentações; transcrever textos.

• Controlar correspondência:
Receber, controlar, triar, destinar, registrar e protocolar correspondência e correspondência eletrônica (e-mail); controlar malote.

• Organizar eventos e viagens:
Estruturar o evento; fazer check-list; pesquisar local; reservar e preparar sala; en-viar convite e convocação; confirmar presença; providenciar material, equipamentos e serviços de apoio; dar suporte durante o evento; providenciar diárias, hospedagem, passagens e documentação legal das direções (passaporte, vistos).

• Supervisionar equipes de trabalho:
Estabelecer atribuições da equipe; programar e monitorar as atividades da equipe.

• Arquivar documentos:
Identificar o assunto e a natureza do documento; determinar a forma de arquivo; classificar, ordenar, cadastrar e catalogar documentos; arquivar correspondência; administrar e atualizar arquivos, dominar informática.

• Utilizar recursos de Informática.
• Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associadas ao ambiente organizacional.

Requisitos:

  1. Boa comunicação, capacidade de articulação e integração

O profissional de secretariado executivo atua na promoção do diálogo e da integração entre as partes. Ele deve dar a direção ciência de recomendações ou potenciais conflitos e divergências. Por isso, para um desempenho eficaz, o profissional deve possuir tais competências estratégicas, além de empatia e capacidade de entender as necessidades de cada um dos agentes em questão.

  1. Ética e confidencialidade

Como as informações devem ser tratadas de forma reservada, o profissional deve evitar seu uso indevido e assegurar o sigilo de dados confidenciais ou privilegiados. Nesse sentido, são fundamentais compromisso e comportamento éticos, além de postura ilibada em relação à equidade, transparência das informações e eventuais conflitos de interesse.

  1. Visão estratégica e sensibilidade

Atuar de maneira preventiva também é uma função do profissional de secretaria. Caso anteveja dificuldades de comunicação entre agentes do escritório, deve promover ações de alinhamento de interesses, esclarecimento de dúvidas e prestação de informações complementares.

  1. Inteligência emocional e discernimento

Em momentos de estresse, o profissional deve mostrar discernimento e inteligência emocional para evitar que potenciais conflitos ocorram nas tomadas de decisões do colegiado.

  1. Comprometimento, credibilidade e independência

Inspirar confiança entre os colaboradores também é uma das funções exigidas por esse perfil profissional. O secretário (a) executivo(a) de deve demonstrar comprometimento com resultados a serem atingidos e independência diante de interesses ou pressões externas.

Detalhes da vaga

BM CONSULTORIA EMPRESARIAL
Salário: 1750,00
Maringá
Tipo: Integral
Período: Integral

Outras vagas:

Integral

Arquiteto

BM CONSULTORIA EMPRESARIAL
Maringá, Paraná
Integral

Secretária Executiva

BM CONSULTORIA EMPRESARIAL
Maringá
Integral

Captador Externo

BM CONSULTORIA EMPRESARIAL
Maringá

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